メールやチャットが気になって集中できないときは？「1日3回まとめて見る」やり方を研究で調べた

作業を始めたのに、メールやチャットが届くたびに手が止まる。気になって、つい受信箱を開いてしまう。そんな日が続いていませんか。研究では、メールやチャットを見る時間を1日3回ほどに決め、その間は通知を切るやり方で、仕事中の割り込みやストレスが減っていました。ただし、すぐ返信が求められる職場では効果が小さく、続けないと効果が薄れることもわかっています。

01 悩みの正体メールやチャットで集中が切れるのはなぜ？

届くたびに今の作業から注意が離れ、戻るときに「どこまでやったか」を思い出し直す手間がかかるためです。回数が多いほど、疲れもたまりやすくなります。

メールやチャットは、仕事を進めるのに欠かせない道具です。困るのは、届くたびに作業が途切れることです。

作業が途切れると、頭の中の「次はこれをやる」というメモが少しずつ薄れていきます。戻ったときにそれを組み立て直す必要があり、ここで時間と気力を使います。この仕組みは作業を中断された後の研究でも紹介しています。

オランダの研究チームは、メールの割り込みで考える力が消耗し、いやな気分や疲れにつながると整理しています[2]。そこで研究されてきたのが、メールを決まった時間にまとめて見る「バッチ処理」です。

見方	どうなる？
届くたびに見る	作業が細かく途切れ、戻るたびに思い出し直す手間がかかる
時間を決めてまとめて見る	割り込みの回数が減り、作業の区切りで連絡を処理できる[2]

02 科学的にわかっていることメールをまとめて見ると、何が変わる？

1日3回に絞った週はストレスが低くなり、通知を切った日は割り込みが減りました。一方、効果には個人差があり、職場の決まりや続け方にも左右されます。

72%

1日3回のルールを守りきれなかった人が挙げた理由のうち、最も多かった「顧客への対応」の割合[2]

このほか、40人の記録をもとに、まとめ見とストレスにははっきりした関係がなかったという研究もあります[2]。「まとめて見れば必ず集中できる」とまでは言えず、効く人と効きにくい人がいるようです。

03 今日からできる小さな一歩メールやチャットは、どうまとめて見ればいい？

見る時刻を1日3回ほど先に決め、それ以外の時間は通知を切ります。急ぎの連絡の受け方を決めておくと、気になりにくくなります。

04 続けるためのコツまとめ見を続けるには？

完璧に守れなくても大丈夫です。研究でも守れた度合いはそこそこでした。期間限定の挑戦で終わらせず、通知オフなど続けやすい部分から習慣にします。

• 1日3回が難しければ、午前と午後の集中したい2時間だけ通知を切るところから始める。研究の参加者が続けたいと答えた中で多かったのは、「通知オフ」（66%）と「まとめて処理」（56%）でした[2]。
• 1か月の挑戦で終えると、効果は2週間ほどで薄れていました[2]。終わりを決めず、自分のふだんのやり方にしていきます。
• メールが少ない人は、まとめ見の効果が小さい傾向がありました[2]。気にならないなら、無理に変えなくてもかまいません。
• 見る時間の合間に作業を続けると、間に休憩が入らなくなります。休憩の入れ方は休憩の取り方の研究が参考になります。

05よくある質問

メールは1日何回チェックすればいいですか？

研究でよく使われた目安は「1日3回」です。124人の実験では、1週間だけ1日3回に絞った週のほうが、毎日のストレスが低くなりました。ただし、最適な回数を比べた研究ではないので、仕事に合わせて調整してかまいません。

通知を切ると、かえって気になって何度も見てしまいませんか？

247人の実験では、通知を1日切っても、自分から確認しに行く回数は増えませんでした。その代わり、通知に頼らず自分のタイミングで見に行く人が増えていました。不安が強い人は、見る時刻を先に決めておくと安心しやすくなります。

すぐ返信しないと困る仕事でも効果はありますか？

オランダの職場の研究では、「すぐ返信するのが当たり前」と感じている人ほど、効果が小さくなりました。うまくいかなかった理由で多かったのは顧客対応（72%）です。チームで返信の目安を決めてから試すのが現実的です。

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